LiveTonight est une plateforme de réservation de musiciens, groupes de musique et de DJs. Animée par des passionnés de musique, notre objectif est de développer la musique live en France et d'accompagner les musiciens et les DJs dans leurs défis du quotidien. L'équipe compte aujourd'hui plusieurs milliers d'événements organisés avec une sélection d'artistes triés sur le volet, dans tous les types d'événements (mariages, soirées d'entreprise, anniversaires, bars et restaurants, festivals, salles de spectacles ...).
Un guide simple, pour toutes les personnes souhaitant organiser un événement dans leur ville pour le retour de la fête de la musique !
Enfin ! Le retour de la fête de la musique
“La vie sans musique est tout simplement une erreur, une fatigue, un exil” disait Nietzsche. On ignore si Jacques Lang pensait à cela lorsqu’il a créé cette fête, depuis devenu un phénomène mondial, mais on ne peut que partager ce constat. Et, après 2 années tristement calmes à cause de la crise sanitaire, c’est maintenant le grand retour de la fête de la musique digne de ce nom ! Depuis 1982, la fête de la musique, qui a lieu chaque 21 juin pour fêter l’arrivée de l’été, donne l’occasion aux français de faire la fête, grâce à des événements musicaux organisés par des bars, des restaurants, des commerces, des particuliers et le plus souvent soutenus par de nombreux acteurs, notamment les collectivités territoriales … Ce qui fait le succès de cette grande fête populaire, néanmoins, c’est le public, qui se mobilise massivement pour cet événement qui lui tient tant à cœur ! Que vous soyez musicien ou non, vous pouvez participer à l’organisation de cette belle fête dans votre ville dès maintenant en devenant organisateur de concert, le temps d’une soirée, et célébrer à nouveau la fête de la musique comme il se doit. Organiser un concert n’est néanmoins pas toujours une mince affaire et nécessite de prendre quelques précautions. Ce guide a pour but de vous permettre d’organiser un concert dans les meilleures conditions et est structuré autour de 4 axes :
- Sommaire :
- Comment être carré légalement ? 👩⚖️ Pas de panique, rien d’insurmontable … mais il est important d’être en ligne sur quelques sujets avant de faire la fête en musique.
- Comment trouver des musiciens ? 🎸 Et oui, c’est la base pour organiser un concert.
- Comment gérer la logistique inhérente à l’organisation du concert (scène, système de sonorisation, lumière, balances …) ? ⚙️ C’est une des clés d’un concert réussi.
- Comment gérer la communication autour de son événement une fois que les points précédents sont sous contrôle ? 🔊 C’est bien d’organiser une belle date, il ne vous manque plus que le public !
Plongeons ensemble dans un avant goût de la fête du patrimoine musical, qui permettra de tout savoir sur l’événement. Bonne lecture !
Tout ce que vous devez savoir pour être dans les règles !
Le point réglementation
Comment obtenir une autorisation pour jouer dans l’espace public ?
Rapprochez-vous de votre mairie ! C’est votre commune qui vous donnera une autorisation pour occuper l’espace public. Sans vous présenter à eux, impossible de perturber la circulation, de modifier la signalisation, ou d’installer un système son. C’est une première étape incontournable pour un concert réussi.
Peut-on faire du bruit à toute heure ? ⏰
La plupart du temps, les festivités peuvent se dérouler tout au long de la journée du 21 juin, sans limite particulière le soir (le tapage nocturne est largement assoupli ce soir-là). Certaines municipalités peuvent quand même instaurer des règles sur le volume sonore ou les horaires. Le mieux reste de consulter directement dans votre mairie ou votre gendarmerie les règles de la soirée.
Pour un événement en toute sécurité 🛟
Ce soir-là, il y aura peut-être beaucoup de public et le climat de liberté peut entraîner des comportements que vous ne voulez pas voir ! Coordonnez vos actions avec celle des forces de l'ordre, et recrutez des agents de sécurité. Selon le nombre de personnes et le type de public, prévoyez des agents de sécurité disponible dès l’arrivée du public, jusqu’à l’évacuation de la foule à la fin du concert :
- Risque faible : 1 agent de sécurité pour 200-300 participants.
- Risque important : 1 agent par centaine de personnes.
- Coordonnez vous avec les bars et restaurants pour toujours garder un contrôle sur l’alcoolisation du public et n’hésitez pas à imposer des règles sur les ventes. Cela peut aller du contrôle des liquides dans les bouteilles à l’entrée de l'événement, jusqu’à l’interdiction de vente d’alcool aux personnes en état d’ébriété, ou à partir d’une certaine heure.
Si votre fête perturbe la circulation, la signalisation, les places de stationnement … Prenez note de tout ce que la mairie doit savoir pour prévenir le commissariat ou la gendarmerie, ainsi que la caserne de pompiers pour l’occasion. Tenez-les aussi au courant de votre programmation et du nombre de personnes attendues sur place. Si votre concert accueille un très gros public, prévoyez alors un poste de secours de la croix rouge ou de la protection civile en cas d’urgence.
Faut-il faire une déclaration de droits d’auteur pour la musique ? 🔖
- Pour les fêtes de la musique, la SACEM permet exceptionnellement la diffusion de musique sans droits d’auteurs. Les conditions sont les suivantes :
- La diffusion peut se faire uniquement le 21 juin, date de la fête de la musique, ce qui en fait un concert à caractère exceptionnel.
- Le concert doit être entièrement gratuit pour le public.
- Le concert ne doit pas avoir de parrainage commercial
- Le budget artistique, composé des cachets des artistes et du personnel technique, ainsi que des charges sociales et fiscales sur ces cachets, ne doit pas dépasser 650€.
Si votre concert n’est pas concerné par ces conditions, vous devrez déclarer votre prestation auprès de la SACEM sur ce formulaire en ligne. Mais pour organiser des concerts, il vous faudra des artistes ! On va justement voir comment les trouver !
Où trouver vos musiciens ? Pas de panique !
Vos artistes et votre programmation musicale
- La première étape pour organiser votre concert sera de créer votre programmation musicale. Faites vous plaisir au maximum, sans oublier les goûts du public qui viendra à votre événement. Vous pouvez trouver des artistes auprès :
- des écoles de musique 🏫
- des associations culturelles
- des studios d’enregistrement, de répétition 🎤
- des magasins d’instruments de musique 🎹
- des plateformes de réservation de musiciens si vous souhaitez organiser des événements avec des musiciens pro !
Pour trouver vos musiciens, lancez un appel à talents grâce aux moyens de votre ville (journal municipal, prospectus dans les commerces…) Certaines villes vous accompagnent parfois dans cette démarche via des appels à talents relayés sur le site de la mairie ou le journal municipal. Foncez à la rencontre des musiciens pour les écouter jouer, discuter avec eux et organiser à leurs côtés un concert digne de ce nom. Et attention ! Certains artistes sont très demandés pour les fêtes de la musique. Si vous prévoyez de réserver un artiste convoité, cela doit se faire parfois plusieurs mois avant la fête de la musique ! Veillez alors à avoir votre programmation fixée suffisamment tôt pour vous assurer de la disponibilité des artistes et avoir le temps de gérer la logistique, les démarches légales et la communication.
Les paramètres logistiques en fonction du format de votre concert !
La logistique de votre événement
Niveau logistique, tout dépendra de la taille de votre concert. S’il s’agit d’un concert “de quartier”, alors le groupe de musique auquel vous faites appel peut disposer du matériel suffisant pour sonoriser celui-ci, en particulier si vous faites appel à des musiciens professionnels. Si vous faites appel à des amateurs, il est possible que vous ayez besoin de gérer vous-mêmes le son, la lumière, la scène … Dans ce cas, ou vous optez pour l’option DIY (Do It Yourself) ou vous faites appel à un professionnel de la sonorisation !
Pour une organisation professionnelle 💪
Si votre concert va accueillir un large public et se passe sur une grande scène, il faudra alors faire appel à un sonorisateur, capable de gérer l’ensemble du matériel son et lumière. Il fera les balances avec les artistes et adaptera tout à la convenance des artistes ... Ça vous fera gagner en efficacité tout au long de votre événement, et vous vous assurerez que cette édition de la fête de la musique se passe comme vous l’aviez espéré. Pensez à lui fournir un carnet des charges de la prestation, avec tous les paramètres de la soirée :
- Nombre de personnes dans la salle
- Volume de la salle (si les événements ont lieu en intérieur)
- Matériel à disposition
- Instruments des artistes
- Heure de début et de fin de l’événement
- Programmation précise des artistes à assister
- Personnes en charge du matériel de sonorisation (backline)
Certaines personnes, des amateurs passionnés, travaillent de manière bénévole ce soir-là, pour l’amour de l’événement. Dans ce cas-là, faites preuve de patience et de reconnaissance envers le travail de chacun, même si certains retards et imprévus ont lieu pendant la soirée. Votre journée (et nuit !) de musique est prête, il ne vous reste plus qu’à diffuser les infos autour de vous, dans un maximum de lieux de votre ville !
Parlez-en au maximum !
La communication de vôtre événement
Maintenant que vous savez tout sur les paramètres techniques, il faut maintenant donner envie aux gens de venir voir votre événement grâce à une campagne de communication !
Le calendrier national de la fête de la musique 📆
Le ministère de la culture met en ligne chaque année un grand agenda national, permettant aux organisateurs d’annoncer officiellement leur participation à l’événement, et au public de consulter les concerts auxquels ils peuvent assister autour de chez eux. Si vous souhaitez consulter le calendrier, vous pouvez le trouver en cliquant juste ici ! Vous pouvez très facilement vous créer un compte OpenAgenda et à votre tour référencer votre événement !
Commande d’affiches pour la fête de la musique 📜
Vous pouvez aussi communiquer grâce aux affiches du ministère de la culture pour l’événement (100 maximum). Vous pouvez accéder au formulaire de commande d’affiche directement sur ce lien !
Les visuels sont très beaux chaque année, vous pouvez donc les afficher pour promouvoir la fête, en accord avec la mairie de votre ville évidemment !
Vous êtes musicien ? Faites de la musique ! 🎸
Eh oui, c’est sous notre nez depuis le début. La fête de la musique porte bien un message caché : “Faites de la musique !”. Si en 1982 l'initiative principale était de créer un événement culturel marquant, il avait aussi pour ambition de créer une tendance. L’arrivée de l’été, le beau temps, l’envie de passer un moment avec ses amis… Tout ça va très bien avec de la musique. Alors si vous savez jouer d’un instrument, ou si vous avez un groupe de musique avec vos amis, n’hésitez pas ! C’est pour vous que cet événement a été créé, participez-y !
La force du bouche à oreille 👄👂
Votre communication la plus efficace pourrait se faire grâce aux méthodes les plus simples ! Utilisez votre réseau pour diffuser au maximum votre communication. Si vous habitez dans un petit village, cette méthode du bouche à oreille pourrait être celle qui fait de votre prestation un succès.
N’hésitez pas à faire votre propre communication sur vos réseaux sociaux ! Vos fans de la première heure seront les premiers ravis de voir que vous faites un concert pour la fête de la musique, et partageront à leur tour l’information à leur entourage, leurs amis … Vos réseaux sont votre force numéro 1 pour mettre en place une communication gratuite, sensée et entièrement maîtrisée par vos soins.
Pour une prochaine édition …
Organiser une fête de la musique est un véritable défi d’organisation et de créativité. Vous devez vous attendre à rencontrer quelques problèmes… Mais rien de grave ! Nelson Mandela a dit “Je ne perds jamais, soit je gagne, soit j’apprends”. Si vous avez rencontré des difficultés pour le déroulement de votre fête de la musique, notez tout ce qui vous arrive à froid et gardez précieusement ce témoignage. Il vous servira l’année prochaine et vous permettra de mieux appréhender tous les paramètres à gérer pour faire de votre édition de la fête de la musique une véritable réussite ! Après cette crise sanitaire que l’on souhaite oublier, la journée et la nuit du 21 Juin seront l’occasion de fêter le patrimoine culturel, à Paris, dans toutes les villes de France, donc si vous souhaitez plus d’infos sur le calendrier des concerts, renseignez-vous auprès de la mairie de votre ville !
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